Всевозможные совещания – это, можно сказать, «бич» сколько-нибудь крупных компаний. Чем компания крупнее, чем больше у нее подразделений – тем сложнее ситуация с совещаниями.
Их бывает слишком много! Они отнимают слишком много времени! И нервов тоже!..
А между тем без совещаний обойтись невозможно и в крупных, и в мелких компаниях.
Вот если бы у людей была на должном уровне развита эмпатия (то есть восприятие чувств других людей) и телепатия (чтение мыслей, как известно), то тогда совещания были бы не нужны. Мы бы напрямую «считывали» информацию друг от друга.
Но, увы, нам приходится общаться друг с другом прежде всего орально и вербально (то есть с помощью устной и письменной речи). По-другому пока никак.
И, чтобы разные подразделения одной компании могли действовать согласованно, и вся компания в целом могла двигаться правильным курсом, сотрудникам компании приходится время от времени собираться вместе и пытаться донести друг до друга и до любимого руководства ценную текущую информацию.
При этом очень важно, как совещание будет организовано и проведено. Для этого существуют общепринятые стандарты.
Во-первых, это порядок подачи информации. Во всяком выступлении важна суть, а не эмоции. Содержание, а не «вода».
Во-вторых, это регламент. Если он принят за 10 минут, то очень нежелательно его превышать. Если человек в течение 10 минут не может объяснить, что сделано в его подразделении за отчетный период, и для чего, то он и за час этого объяснить не сумеет. В данном случае проверяется и доказывается умение сотрудников отличать важное от второстепенного, и умение давать в своем выступлении картинку, понятную сотрудникам из других подразделений.
В-третьих, это объективность, непредвзятость, взвешенность. Многие руководители любят приписывать успехи своих подразделений исключительно себе, а неуспехи – нерадивым подчиненным. Но это – неправильный подход. Во многом из-за таких подходов из компаний увольняются сотрудники.
Ну а самой существенной – и во время совещаний, и вообще — является роль руководителя.
Директора и гендиректора не должны сами шастать по своим подразделениям, вникая в каждую мелочь. Это не их функция. Это функция как раз их подчиненных. У директоров и гендиректоров должно быть по горло другой работы.
Так что именно во время совещаний первые руководители компаний и получают необходимую им для принятия серьезных решений информацию.
От того, сумеет ли первый руководитель выслушать своих заместителей и сотрудников, сумеет ли он выделить из всего ими сказанного ключевую информацию, и затем претворить эту информацию в какие-то конкретные действия, и зависит процветание компаний, предприятий, фирм, а также разного рода организаций и структур.