В обычный, изучаемый теперь и в школе пакет MS Office входит и программа управления базами данных MS Access. При том, что изучаемая в школе информатика, в своем определении соответствует работе с базами данных и потоками информации, как ни странно, именно этот раздел офисного пакета изучается менее всего.

Нас окружают во все большем числе массивы данных. Самые разнообразные. Представляется, как минимум, интересным понимать, как они образуются и с помощью чего управляются. Аксесс в этом смысле – самое интуитивно понятное, простое и наглядное программное приложение, посвященное управлению базами данных.
Работа начинается стандартно, с создания новой базы данных. Далее в базу импортируются требуемые для анализа таблицы. Программное средство с легкостью импортирует в себя импортирует в себя текстовые файлы, электронные таблицы и базы данных формата dbf. Возможна динамическая связь с внешней таблицей, т.е. изменения вне базы данных Access автоматически дообновляются в программном средстве. После импорта, набор таблиц связывается между собою инструментом «схема данных». После этого, с помощью конструктора создается таблица отчета путем выборки из исходных таблиц. Естественно, со всеми возможными статистическими «наворотами». Данный отчет может быть экспортирован в ту же электронную экселевскую таблицу, или же, с помощью конструктора отчетных форм – в соответствующую пожеланиям пользователя отчетную форму.

Может сложиться впечатление, что делается ненужная работа – из Экселя путем сложных манипуляций получается опять Эксель. При этом следует иметь в виду три важных экселевских недостатка. Первый – размер таблицы MS Excel не может быть более 65536 записей, что часто бывает маловато. Второй недостаток существеннее. Попытки использовать эксельные листы как средство управлением базами данных обречены на неудачу из-за проблем назначения формата данных в ячейках электронной таблице. Плюс постоянными погрешностями при связи листов в одном файле, тем более при связи ячеек в разных. Чем ни сложнее задача, поставленная в Excel, тем его использование менее оправдано. Access же, при несколько более сложном интерфейсе управления, справляется с такими задачами безукоризненно. Помимо прочего, в третьих, при работе с массивами информации начинает проявляться фактор времени. Специализированное программное средство работает с базами данных существенно быстрее, что в наш век вечной спешки часто имеет определяющее значение.
Вполне возможно, что знание Access нужно большинству россиян исключительно «для общего развития». Но, жизнь, такая интересная штука, в которой каждое мельчайшее конкурентное преимущество может оказаться решающим. Абсолютное большинство школьников изучает базовый пакет MS Office. Мир вокруг нас становится все более «оцифрованным». Умеющие, даже в самом усеченном варианте пользоваться средствами управления базами данных, такое преимущество получают.